Pengertian Mail Merge dan Langkah-langkahnya

PENGERTIAN MAIL MERGE

 

Mail merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda. 

Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda.

Contoh pembuatan mail merge ini seperti membuat surat undangan maupun amplop nya. Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda.

Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

•           Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.

•        Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

Langkah-langkah dalam membuat mail merge berikut ini adalah :

1.      Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

2.      Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang dipilih adalah Letters

3.      Klik Next: Starting Document

4.      Selanjutnya default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)

Klik Next: Select recipients

5.      Asumsikan kita belum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka pilih Type a new list

Pilih Create

6.      Kemudian akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll.

Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns

7.      Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu

Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add

Ketik NOREGDOSEN ; NAMA ; ALAMAT ; KOTA ; KODE POS

Klik OK

8.      Silahkan isi data pada baris pertama. Untuk menambahkan data baru, klik tab pada keyboard atau tombol New Entry

9.      Letakkan kursor di bagian yang akan kita tempatkan NOREGDOSEN

Klik menu More Items

Pilih NOREGDOSEN

Klik tombol Insert

Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Noregdosen, nama, alamat, kota, kodepos

Lalu hasilnya seperti ini :

10.  Jika ingin melihat hasilnya lebih banyak arahkan kursor ke Finish & Merge, klik Edit individual document

Klik All

Dan akhirnya seperti ini