PENGERTIAN
MAIL MERGE
Mail
merge adalah sebuah fasilitas di Microsoft office word yang digunakan untuk
membuat sebuah dokumen yang template nya sama namun tujuan penerimanya berbeda.
Mail merge atau surat masal adalah salah satu fasilitas di Ms Word untuk
mempermudah user melakukan pekerjaan dengan hanya membuat satu format surat
namun dengan berbagai tujuan alamat dan nama yang berbeda.
Contoh
pembuatan mail merge ini seperti membuat surat undangan maupun amplop nya.
Sebuah surat undangan, isi suratnya tentu saja sama, namun tujuan pengiriman
kepada siapa undangan tersebut dikirimkan tentulah akan berbeda.
Untuk
membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:
• Dokumen Master, dokumen yang isinya
sama untuk semua penerima.
• Data Source, yaitu dokumen yang
isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima.
Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan
sebagainya.
Langkah-langkah
dalam membuat mail merge berikut ini adalah :
1.
Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step
Mail Merge Wizard
2.
Saat muncul
jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang dipilih adalah Letters
3.
Klik Next:
Starting Document
4.
Selanjutnya default
yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan
mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)
Klik Next: Select recipients
5.
Asumsikan kita
belum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka pilih Type a new list
Pilih Create
6.
Kemudian akan
muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll.
Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih
Costumize Columns
7.
Hapus “Title”,
“First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu
Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan
dengan meng-klik tombol Add
Ketik NOREGDOSEN ; NAMA ; ALAMAT ; KOTA ; KODE POS
Klik OK
8.
Silahkan isi
data pada baris pertama. Untuk menambahkan data baru, klik tab pada keyboard
atau tombol New Entry
9.
Letakkan kursor
di bagian yang akan kita tempatkan NOREGDOSEN
Klik menu More Items
Pilih NOREGDOSEN
Klik tombol Insert
Ulangi langkah 1 sampai
5 untuk mengisi Noregdosen, nama, alamat, kota, kodepos
Lalu hasilnya seperti
ini :
10. Jika ingin melihat hasilnya lebih banyak arahkan
kursor ke Finish & Merge, klik Edit individual document
Klik All
Dan akhirnya seperti ini
